EADS will Reiseprozess optimieren

Hintergrund

Die European Aeronautic Defence and Space Company (EADS) ist ein weltweit führendes Unternehmen der Luft-und Raumfahrtindustrie. Zu EADS gehören der Flugzeughersteller Airbus, das weltweit größte Hubschrauberunternehmen Eurocopter, EADS Astrium für das Raumfahrtgeschäft sowie Cassidian als einer der weltweit größten Anbieter globaler Sicherheitslösungen und –systeme. Damit weist die EADS eine komplexe Organisationsstruktur mit einer Vielzahl an Prozessen auf, die sich oftmals auch an den ca. 200 Standorten unterscheiden.

Über ihren Reisedienstleister wurde EADS auf NP4 aufmerksam. Daher wurden 2004 die Anforderungen zur Erneuerung des Reiseprozesses an NP4 sowie weitere Anbieter herangetragen. Für EADS ging es um folgende Themen: Reiserichtlinien zur besseren Transparenz und Steuerung ihrer Reisebuchungen; eine Internet Booking Engine (IBE) um Buchungen sowohl on- als auch offline vorzunehmen; ein Pre-Trip-Genehmigungsverfahren für IBE und konventionelle Buchungen, um Kosten bereits vor der Reise transparent zu machen; Daten aus On- und Offlinebuchungen konsolidieren und abgleichen sowie für weitere Prozesse anreichern und die Daten an Abrechnungssysteme weiterzugeben.

Lösung

Die Kernkompetenz von NP4 liegt in der Sammlung und Konsolidierung sowie in der Verfügungstellung von weltweiten Reisedaten. Daher konzentrierte sich die NP4 GmbH bei der Lösungsfindung für EADS auf die Anforderungen der Datenkonsolidierung, des Pre-Trip-Genehmigungsverfahrens sowie der Datenanreicherung und –weitergabe.

Nach und nach entwickelte NP4 so eine, komplett auf die EADS-Bedürfnisse, abgestimmte Lösung, und konnte während dieses Prozesses jede Menge wertvoller Erfahrungen sammeln. Die EADS-Lösung legte damit an vielen Stellen auch die Basis der heutigen Travel Data Suite. Dabei nutzt EADS eine sehr individuelle Form der Travel Data Suite mit den Modulen: TD pool zur Sammlung und Konsolidierung aller relevanten Buchungs-, Zahlungs- und Abrechnungsdaten; TD doc zur Produktion von Reisekostenvoranschlägen, die detaillierte Preisinformationen über die Reise sowie deren Buchungsgebühr, Kostenstelle, Projektnummer, Genehmiger, Mitreisender, usw. enthält und informiert damit Reisende und Vorgesetzte; TD chart für Reports und Statistiken, dadurch werden Reiseströme transparent und die ausgewerteten Daten bieten die Basis für Verhandlungen mit Reisedienstleistern sowie die Grundlage für Reiserichtlinien; darüber hinaus TD hub zur Initialisierung unterschiedlicher Systeme ein und trägt dabei in einem nicht unerheblichen Maß zur Einsparung von Prozesskosten bei, d.h. TD hub ermöglicht, dass die von NP4 gesammelten und konsolidierten Reisedaten zur Weitergabe an Drittsysteme sowohl intern als auch extern angebunden werden können, z. B. die Schnittstelle zu Finance zur Abrechnungsinitialisierung.

Für den oben beschriebenen Prozess arbeitet NP4 mit diversen Abteilungen von EADS zusammen. Die Verantwortung für das ganze Projekt lag bzw. liegt zentral im Procurement von EADS. Eine enge Kooperation zwischen NP4 und EADS besteht gegenwärtig mit dem Travel Management sowie Human Ressource zur Anreicherung der Dokumente mit Personalstammdaten.

Heute wird die Travel Data Suite unternehmensweit in den vier Ländern: Deutschland, England, Frankreich und Spanien eingesetzt. Mittlerweile beliefert TD hub mehr als 50 Schnittstellen zu unterschiedlichen Abrechnungssystemen.

Produkthighlights aus EADS Perspektive:

• Datenkonsolidierung On- und Offline
• Pre-Trip-Genehmigungsverfahren
• Datenanreicherung für weitere Prozesse
• Datenweitergabe an Abrechnungssysteme